Privacy Statement

PDM Corporate Management Services BV, hierna PDM genoemd, is een expertisebureau. Wij zijn gespecialiseerd in de optimalisatie van productie-omgevingen, en in de ontwikkeling van technologie voor de complexe machinebouw.

PDM gaat bij haar dienstverlening zorgvuldig om met persoonsgegevens en beschermt deze gegevens zo goed mogelijk. Wij leven de toepasselijke wet- en regelgeving vanzelfsprekend na. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacy statement.

Dit privacy statement is van toepassing op (aanstaande) kandidaten, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de PDM website. In dit privacy statement leggen we uit wat persoonsgegevens zijn, welke persoonsgegevens wij verwerken, wat het doel daarvan is en op welke manier dit gebeurt. Daarnaast leggen we uit welke rechten betrokkenen hebben, en hoe deze kunnen worden uitgeoefend.

Wij gebruiken bepaalde woorden in dit privacy statement. Hieronder leest u wat wij met een aantal van deze woorden bedoelen:

Persoonsgegevens

Gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam en adres.

Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens over ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke voorkeuren, seksuele voorkeuren, gezondheidsinformatie of strafrechtelijk verleden.

Verwerken

Alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

Welke persoonsgegevens verwerkt PDM en met welk doel?

Wij verwerken persoonsgegevens bij het zoeken naar kandidaten en bij van het sluiten van (arbeids)overeenkomsten. Ook zijn wij wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseren wij ons op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is en als daar een wettelijke grondslag voor bestaat.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Doet, deed of gaat u zaken doen met PDM? Dan zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in dat kader plaatsvindt.

Welke rechten hebben betrokkenen?

Wij respecteren de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Wij kunnen bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.
Betrokkenen kunnen bijvoorbeeld de volgende rechten uitoefenen:

• Recht van inzage
• Recht van rectificatie
• Recht op vergetelheid
• Recht van beperking van de verwerking
• Recht van overdracht van eigen persoonsgegevens

Bovenstaande rechten kunnen alleen worden uitgeoefend ten aanzien van de eigen persoonsgegevens en zijn in sommige gevallen onderhevig aan de grondslag waarop zij zijn verzameld. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. PDM kan hiervoor aan betrokkenen vragen zich te identificeren.

Wanneer deelt PDM persoonsgegevens?

Delen binnen PDM

Wij delen persoonsgegevens binnen PDM alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

Delen met opdrachtgevers

Wij delen persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers met opdrachtgevers. Bij het voorstellen van kandidaten en medewerkers aan (potentiële) opdrachtgevers, gebruiken wij een PDM cv dat door medewerkers van PDM op basis van gegevens van betrokkenen is opgesteld.

Delen met verwerkers

Wij schakelen leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van PDM. Om er zeker van te zijn dat dit gebeurt zoals u van ons mag verwachten sluiten wij met onze verwerkers van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst af.

Delen met andere verantwoordelijke partijen

Wij werken met externe partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die screenings uitvoeren, trainingen verzorgen of vluchten en/of hotels boeken. PDM maakt met deze partijen afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
PDM verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens in daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Waarvoor verwerkt PDM persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Bij gebruik maken van de website van PDM

Doel van verwerking:

• Om online te reageren op vacatures
• Om de dienstverlening van PDM te verbeteren

Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

• Online reageren: voornaam, achternaam, e-mailadres
• Verbetering dienstverlening: strikt noodzakelijke en/of vrijwillig mee ingestemde cookies- en soortgelijke technische gegevens

Voor recruitment

Doel van verwerking:

• Zoeken en benaderen van potentiële kandidaten op initiatief van PDM

Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

• Contactgegevens, link naar social media profiel en berichten die naar PDM worden verzonden.

Via vacaturesites en social media

Doel van verwerking:

• Om interesse voor PDM te genereren
• Om betrokkenen in staat te stellen online te reageren
• Om te reageren op vragen van betrokkenen

Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

• Online reactie: contactgegevens, vacatures en reacties van betrokkenen
• Reactie van PDM op vragen van betrokkenen: contactgegevens en vacature/ reacties van betrokkenen
• Door betrokkenen vrijwillig verstrekte persoonsgegevens op sociale media van PDM, zoals reacties op berichten/advertenties en privé berichten via social media kanalen

Solliciteren bij PDM

Doel van verwerking:

• Voor de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat voor een dienstverband bij PDM
• Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van een cv van betrokkenen op basis van het PDM template
• Voor de selectie van kandidaten voor vacatures van PDM en opdrachtgevers
• Om digitale dossiers van betrokkenen aan te maken
• Om assessments af te kunnen nemen

Persoonsgegevens wij kunnen verwerken:

• Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit
• Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer
• Opleidingen: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten
• Vaardigheden: expertise, taalvaardigheid
• Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring
• Sollicitatiegegevens: cv, motivatiebrief
• Notities van PDM medewerkers
• Beoordeling van de geschikt- en beschikbaarheid: opleiding, ervaring, functie- en budget gerelateerde criteria
• Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van cv’s van betrokkenen op basis van het PDM format: voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, nationaliteit, profiel/motivatie, (relevante) opleidingen en cursussen, (relevante) werkervaring, talen en softwarekennis
• Selectie van kandidaten: opleiding, ervaring, vaardigheden, referenties, functie criteria
• Digitaal dossier: cv’s en overige documenten, zoals (sollicitatie)gespreksaantekeningen, notities etc.

Voor arbeids- of opdrachtovereenkomsten

Doel van verwerking:

• Registratie van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving
• Om arbeidsovereenkomsten uit te voeren

Persoonsgegevens wij kunnen verwerken:

• Personeelsdossier: persoonsgegevens die op basis van onder andere arbeidswetgeving en fiscale- en socialezekerheidswetgeving moeten worden verwerkt, zoals kopie identiteitsbewijzen of paspoorten, visa, werkvergunningen, Burgerservicenummers en informatie nodig voor de administratie zoals contactgegevens
• Extra documenten: verklaring omtrent gedrag, geheimhoudingsverklaringen, certificeringen
• Financiële gegevens: salaris, bankrekeningnummers
• Financiële gegevens ingeval externe dienstverlener: bedrijfsgegevens, tarieven, en in het geval van zelfstandigen zonder personeel (ZZP) gegevens die benodigd zijn voor het beoordelen van de arbeidsrelatie in het kader van de wet DBA, zoals aantal opdrachten, soort opdrachten en duur van de opdracht.
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan het opstellen van de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals kenteken leaseauto, laptop (als zakelijk verstrekt), mobiele telefoon (als zakelijk verstrekt), persoonsgegevens van partner en/of kinderen voor pensioenadministratie.
• Werken in of vanuit het buitenland: persoonsgegevens noodzakelijk voor werkvergunningen, visa, belastingen, huisvesting.

Voor overige interne doelen

Doel van verwerking:

• Om de bedrijfsveiligheid te waarborgen
• Voor het opstellen van managementinformatie
• Om certificeringen te behalen en te behouden
• Om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
• Om audits en accountantscontroles mogelijk te maken

Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

• Bij de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van deze overige interne doelen van PDM geldt het uitgangspunt dat het gebruik van direct identificeerbare gegevens tot het minimum wordt beperkt en waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd.

Om (potentiële) opdrachtgevers te informeren over de dienstverlening van PDM en aanbiedingen te kunnen doen  

Doel van verwerking:

• Om opdrachtgevers te acquireren
• Om inzicht te krijgen in de vraag naar arbeid in de markt
• Om dienstverlening aan nieuwe opdrachtgevers aan te kunnen bieden

Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

• Acquisitie: contactgegevens van vertegenwoordigers van opdrachtgevers
• Inzicht in de opdracht: beschrijving van bedrijf/activiteiten, cultuur, inhoud opdracht en gewenste profielen
• Aanbieden diensten: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin de opdrachtgever werkzaam is
• Aanbieden/verstrekken van informatie over dienstverlening: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële nieuwe opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin opdrachtgevers werkzaam zijn

Aangaan en onderhouden van zakelijke relaties met leveranciers

Doel van verwerking:

• Om overeenkomsten te sluiten en uit te voeren
• Communicatie

Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

• Aangaan en uitvoering van overeenkomsten: contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Communicatie: contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer

Voor promotie- en marketingdoeleinden

Doel van verwerking:

• Promotie- of marketingdoeleinden van PDM. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe dienst die mogelijk interessant voor u is. Of om beter op uw wensen te kunnen inspelen.

Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer

Wilt u niet benaderd worden voor commerciële doeleinden? Dan kunt u dit aangeven bij:

PDM
t.a.v. afdeling Marketing & Communicatie
communicatie@pdm-group.com

Hoe lang bewaart PDM persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. In sommige gevallen zijn wij verplicht persoonsgegevens voor een bepaalde periode te bewaren, bijvoorbeeld vanwege juridische of fiscale verplichtingen. Na het verstrijken van de bewaartermijn, of wanneer er legitiem verwijderverzoek van betrokkene is geweest, verwijderen wij de persoonsgegevens uit onze systemen.

Voor de onderstaande situaties hanteren wij deze bewaartermijnen:

• Recruitment via externe bronnen: maximaal 30 dagen nadat je door PDM bent gevonden, nemen we contact met je op om onze interesse kenbaar te maken
• Van kandidaten die niet voor PDM werkzaam zijn of zijn geweest maar wel aan hebben gegeven interesse in PDM te hebben bewaren we de persoonsgegevens 2 jaar na de datum van opname in de administratie van PDM.

Hoe beveiligt PDM persoonsgegevens?

PDM treft passende technische en organisatorische maatregelen om de privacy van betrokkenen en de vertrouwelijkheid van hun persoonsgegevens te beschermen.
Onze infrastructuur wordt voortdurend in de gaten gehouden door ons. In een vroeg stadium kunnen bedreigingen of aanvallen worden gesignaleerd en kan actie worden ondernomen. PDM heeft een beleid opgesteld voor het tijdig melden van datalekken. Daarnaast wordt onze infrastructuur gescand op virussen, schadelijke software en inbraakpogingen.

Verder hebben we in onze systemen geborgd dat niet iedereen binnen onze organisatie toegang heeft tot persoonsgegevens. PDM beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot de medewerkers die er mee aan de slag moeten gaan.

Verwerkt PDM ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens zoals medische of strafrechtelijke informatie. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u ons dat vraagt. Vraagt u ons om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken wij deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Maakt PDM gebruik van cookies?

PDM maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestanden die op uw computer, tablet of mobiele telefoon (kunnen) worden geplaatst bij bezoek aan een website. In ons Cookie Statement leest u alles over het gebruik van cookies door PDM.

Kan ik zien welke persoonsgegevens PDM van mij verwerkt?

U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn verwerkt bij PDM. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij PDM.

Melding (mogelijke) inbreuk op de beveiliging

In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht PDM daarover zo spoedig mogelijk te informeren.

Kan PDM dit Privacy Statement wijzigen?

Ons Privacy Statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe gegevens­verwerkingen zijn, dan passen wij het Privacy Statement daarop aan. De meest actuele versie van ons Privacy Statement kunt u terugvinden op deze website.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door PDM, kunt u terecht bij:

PDM
t.a.v. Veerle Vanloffelt (contactpersoon)
Kruisdonk 64a
6222 PH Maastricht

+31 43 3586400
hc@pdm-group.com